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烟草档案信息化建设德赢vwin体育

2017-09-06 22:01:28      点击:
       烟草档案信息化建设是指烟草档案室利用现代信息技术,通过信息资源的深入开发和广泛利用,不断提高烟草档案接收、管理、指导、决策的效率和水平,进而提高烟草档案工作的社会效益和经济效益的过程。反映到每一个烟草档案室,信息化建设就是要实现档案管理业务环节的自动化,管理方式的网络化,决策支持的智能化和信息利用的电子化,旨在加强档案资源建设和档案利用建设,发挥档案在推进“卷烟上水平”各项工作中的信息支撑作用。
一、烟草档案信息化建设面临的问题
       随着计算机的使用和普及,我国的烟草档案室大多在上世纪80年代初引入电子技术。目前,除个别企业档案信息化走在前端,总体上说烟草档案信息化建设在还处在初步发展阶段。具体表现在:(1)查询、分析原始数据存在困难。目前手工检索信息的方式难适应现代信息社会的对信息快速、准确、全面地收集、管理、利用要求。(2)信息处于封闭状态。档案室就像一个信息仓库,档案和资料等入库后被束之高阁,除非利用特定信息才能拿出来使用,大量信息资源处于闲置准确状态。(3)信息沟通渠道不畅通。档案室信息化水平不平衡,不同地区,不同规模档案室差异很大。即使在同一企业纵向的信息资源利用方面,资源共享观念淡薄,致使信息费用增多,成本加大。(4)信息存储介质大部分仍是传统纸质形式。数据库建设、数字化信息资源的积累与烟草档案信息化目标要求相差甚远。(5)信息资源的开发不能满足企业、社会需要。如开发新的产品需要以原有的技术作为支撑,在传统的查找模式下查全所需要的信息需要耗费大量的时间。
二、烟草档案室信息化德赢vwin体育
       1.方案的设计原则。烟草档案信息化建设,以文件生命周期理论为基础,在文件从产生到最终转化为档案的过程中,既加强企业内部文件、档案工作的一体化,也注重各个不同文件职能机构的业务衔接,从而使从文件到档案全过程都得到有效控制。整个信息系统的规划,应纳入烟草企业的信息化建设的整体方案,作为一个与整个信息系统关联的子系统,考虑到档案专业的特色和档案信息利用的特殊需求,利用计算机技术的强大功能,对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理。建立起标准的系统接口,可方便地同现有软件连接实现按需配置的烟草档案、管理、利用系统,确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说,烟草档案信息化建设需坚持以下原则:第一是全程管理原则,在电子系统环境下,文件与档案界限不再明显,电子文件在成为档案后仍可以转化为现行的文件,文件和档案管理人员界限也日趋模糊,将文件工作与档案工作实行一体化的全程管理,将大大提高信息共享的程度,也能大大提高企业工作效率;第二是前端控制原则,前端控制原则是以文件生命周期理论为基础,将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中,文件形成是前端,处理、鉴定等是中端,永久保存或销毁是末端;第三是安全性原则,电子文件内容的易变性、对外围设备与操作环境具有依赖性等特点,要求在设计过程中把安全性原则摆在重要的位置,确保档案信息内容的可靠性与文件的可读性。第四是集成管理原则,集成管理是对管理要素的科学重组,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度,因精密组合而减少疏漏,提高可靠性,增加相关作业密度,减少重复而降低功耗,提高管理效率。
       2.方案的设计目。(1)总体目标。烟草部门信息化的总体目标是在现代信息系统哲理的指导下,逐步建立包括业务流程管理和经营管理、分析、综合利用的信息管理系统,并依靠集成技术将这些方方面面综合成一个整体,成为一个有机集成的系统,档案信息化作为一个子系统,能完成档案信息的优质管理与快速利用,并能快速接入即将建立或已经建立的烟草部门信息化的系统,为烟草信息系统提供信息资源支撑。(2)阶段目标。烟草档案信息化建设是一个复杂的长期的系统工程,不可能全面铺开一次性实施,应该总体规划、分步实施、重点突破。首先实施一些思路上、技术上较成熟的子系统。烟草档案信息化建设,全部系统分三个阶段完成,确保总体目标的实现。第一阶段:完成档案管理信息系统的规划和数据库的建设,实现档案室业务管理自动化。第二阶段:在第一阶段的基础上完善和扩展功能,着手进行室藏档案的数字化工作,逐步实现馆藏档案的数字化。第三阶段:对档案室档案内外部信息进行提炼,建立支持综合分析的数据仓库,建立智能决策支持分析系统平台,实现数字烟草档案室的网络化建设。同时,为确保信息系统的有效运行,需要确保档案人员的综合素质,能熟练地使用该系统。
       3.方案的实施步骤。烟草档案信息化建设第一阶段的主要任务,首先是充分利用信息技术改进目前档案管理流程,实现档案管理业务环节的自动化管理;其次是完善网络,建立档案室内部局域网和与本企业办公自动化系统网络连接的内部网,实现信息共享和电子文件网上归档。现阶段中小烟草档案室的主要任务是完善烟草档案信息系统,实现与本企业办公自动化系统的联网,加强数据收集和网络维护,包括数据迁移、常规文书档案与专业技术档案、产品开发数据库、文档一体化系统。第二阶段的任务是将所收集的传统纸质文档和图纸通过扫描、图像(处理,如纪偏、去污、截边等)、图相存储、命名、数据关联等一系列步骤,将纸质信息加工成电子化的信息数据,并写入光盘,保存在镜像服务器大容量磁盘中,并提供网上高速的存取服务。同时要开展档案借阅利用、档案人员和其他相关人员培训等活动,建设数字化烟草档案室,最终实现无纸化办公,这也是烟草档案室信息化建设的核心部分。
三、需要处理好的几个关系烟草档案的信息化建设,主要依赖于现代信息技术,在实施中需要处理好多方面的关系,如:档案信息安全问题,即保密和共享的关系;档案信息质量问题,即元数据的质量和可靠性;档案信息开放问题,即合作与服务的关系;档案载体处理问题,电子档案与实体档案的关系。
      烟草档案信息化建设,应根据本企业的实际情况,加快数字化的进程,推进烟草档案室信息化建设应坚持“推进重点,带动全局”的原则,以档案信息化为基础,为企业提供信息资源的支撑,并带动其他部门的信息化进程。